เทคโนโลยีได้ปฏิวัติวิธีที่เราสื่อสาร อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และโทรศัพท์มือถือได้เข้ามาแทนที่จดหมาย เครื่องตอบรับอัตโนมัติ และโทรศัพท์พื้นฐาน การประชุมทางวิดีโอยังนำเสนออุปกรณ์วิดีโอและอินเทอร์เน็ตล่าสุดในตลาดอีกด้วย อย่างไรก็ตาม เราไม่ควรลืมว่าการประชุมทางวิดีโอนั้นเกี่ยวกับการประชุม และการประชุมนั้นเกี่ยวกับการสื่อสาร ดังนั้น เมื่อวางแผนและตั้งค่าสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ โปรดจำไว้ว่าเครื่องจักรนั้นไร้ประโยชน์หากไม่มีมนุษย์ควบคุม
การเพิ่มขึ้นของวิดีโอคอนเฟอเรนซ์
ในสังคมที่เคลื่อนไหวและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาของเรา วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในฐานะเครื่องมือสื่อสารสำหรับธุรกิจ สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ก็ได้รับความสนใจมากขึ้นเช่นกัน อันที่จริง ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทต่างๆ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการลงทุนในสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอ สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมทางวิดีโอมีผลกระทบโดยตรงต่อประเภทของการประชุมทางวิดีโอที่บริษัทสามารถจัดระหว่างสมาชิกคนสำคัญได้สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมทางวิดีโอที่ดี
คำนึงถึงผลกระทบที่ผนังมีต่อวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ตัวอย่างเช่น ห้องที่มีอะคูสติกที่ดีสามารถลดปัญหาเสียงสะท้อนและเสียงก้องได้ ด้วยเหตุนี้ จึงควรหลีกเลี่ยงห้องสี่เหลี่ยมเมื่อวางแผนหรือค้นหาสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมผ่านวิดีโอ นอกจากนี้ วัตถุต่างๆ เช่น กระเบื้องและพรมยังมีระดับการดูดซับเสียงที่แตกต่างกัน ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึง ได้แก่ สีห้อง แสง และวิธีการตกแต่งหน้าต่าง ควรปิดระบบทำความร้อนและความเย็นส่วนกลางของห้องในระหว่างการประชุม เนื่องจากไมโครโฟนสามารถรับเสียงได้ง่าย
หลังจากเลือกสถานที่สำหรับอุปกรณ์แล้ว
ก็ถึงเวลาวางตำแหน่งอุปกรณ์ในสถานที่ ควรวางกล้องในมุมที่ลำโพงจะไม่มีปัญหาในการโฟกัส ควรวางไมโครโฟนให้สัมพันธ์กับตำแหน่งของลำโพง ประการสุดท้าย ควรจัดวางไมโครโฟนตามการออกแบบของห้องนั้นๆ การประชุมทางวิดีโอสดเป็นเทคนิคที่เข้ามาแทนที่ความจำเป็นที่ต้องเดินทางหลายไมล์อย่างรวดเร็วทุกครั้งที่ต้องมีการประชุม ธุรกิจ องค์กรต่างๆ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์และแม้กระทั่งหัวหน้ารัฐบาลและกองทัพจำเป็นต้องเดินทางหลายวันในหนึ่งปีเพื่อพบปะกับคู่ค้าและหุ้นส่วนของตน เพื่อมีการประชุมที่สำคัญเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นสำคัญของโลก
การเดินทางนี้ใช้เวลามากและเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากในค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง วิดีโอคอนเฟอเรนซ์สดช่วยลดค่าใช้จ่ายจำนวนมาก การประชุมทางวิดีโอสดต้องใช้การลงทุนเพียงครั้งเดียว ซึ่งเป็นเพียงเศษเสี้ยวของค่าใช้จ่ายในการเดินทางระหว่างประเทศ ลิงค์การเชื่อมต่อถูกสร้างขึ้นผ่านอินเทอร์เน็ตและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการนั้นเล็กน้อย
